PEPPOL: ¿cómo funciona? La guía completa para empresas belgas
¿Qué es PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) es una red internacional que permite a las empresas intercambiar documentos comerciales electrónicos de forma estandarizada y segura. Piense en ello como una “red postal digital” para facturas: en lugar de enviar una factura por correo o email, la envía a través de PEPPOL y llega directamente al sistema contable de su destinatario.
Creado por iniciativa de la Comisión Europea, PEPPOL se utiliza actualmente en más de 40 países en todo el mundo, con una adopción particularmente fuerte en Europa, Australia y Singapur.
¿Cómo funciona la red PEPPOL?
La red PEPPOL se basa en un modelo simple de 4 esquinas:
Los 4 actores
- El emisor — Usted, la empresa que envía la factura
- El Access Point del emisor — Su proveedor de servicios PEPPOL (ej: DIGIPOSA)
- El Access Point del receptor — El proveedor de servicios PEPPOL de su cliente
- El receptor — Su cliente que recibe la factura
El recorrido de una factura
En la práctica, cuando envía una factura a través de PEPPOL:
- Crea su factura en su software (como Digiposapp)
- Su Access Point convierte la factura al formato UBL (Universal Business Language)
- El Access Point localiza al destinatario a través del SMP (Service Metadata Publisher) — un directorio PEPPOL
- La factura se transmite de forma cifrada al Access Point del destinatario
- El destinatario recibe la factura directamente en su sistema
Todo este proceso se realiza en segundos, de forma automática y segura.
El formato UBL: el idioma de PEPPOL
A diferencia de un PDF que es simplemente una “imagen” de una factura, el formato UBL (Universal Business Language) es un formato estructurado. Esto significa que cada dato de la factura (importe, IVA, fecha, referencia del cliente…) está codificado en un campo específico.
Las ventajas son considerables:
- Cero introducción manual — Los datos se importan automáticamente al software contable
- Cero errores de transcripción — Sin más errores tipográficos en importes o números de IVA
- Procesamiento instantáneo — La factura puede contabilizarse automáticamente
- Validación automática — El formato garantiza que toda la información obligatoria está presente
El identificador PEPPOL: su dirección en la red
Para enviar o recibir facturas a través de PEPPOL, cada empresa debe tener un identificador PEPPOL. En Bélgica, este identificador se basa en su número de IVA (número de empresa BCE).
Por ejemplo, si su número de IVA es BE 0123.456.789, su identificador PEPPOL se registrará bajo ese mismo número. Gracias a este identificador, otras empresas pueden encontrarle en la red y enviarle facturas.
¿Qué es un Access Point?
Un Access Point PEPPOL es un proveedor certificado que le da acceso a la red PEPPOL. Es el equivalente a un proveedor de servicios de internet, pero para facturas electrónicas.
Para ser Access Point, un proveedor debe:
- Estar certificado por la autoridad PEPPOL (OpenPEPPOL)
- Respetar estrictas normas de seguridad
- Garantizar la interoperabilidad con todos los demás Access Points de la red
- Asegurar la disponibilidad del servicio
DIGIPOSA es un Access Point PEPPOL certificado, lo que significa que puede enviar y recibir facturas a través de nuestra plataforma Digiposapp sin necesidad de un intermediario adicional.
PEPPOL en Bélgica: el marco legal
Bélgica ha adoptado PEPPOL como estándar para la facturación electrónica:
- Desde 2024 — Todas las facturas a administraciones públicas (B2G) deben pasar por PEPPOL
- A partir de 2026 — Las facturas entre empresas (B2B) también deberán estar en formato electrónico estructurado vía PEPPOL
El SPF Finanzas y las regiones valona, flamenca y de Bruselas ya aceptan facturas PEPPOL. La próxima obligación B2B generalizará el uso de la red a todas las empresas belgas.
¿Cómo conectarse a PEPPOL?
Conectarse a PEPPOL es más sencillo de lo que parece:
Paso 1: Elegir un Access Point
Seleccione un proveedor certificado como DIGIPOSA que le dará acceso a la red.
Paso 2: Registrarse en la red
Su Access Point registra su número de IVA en el directorio PEPPOL (SMP). Este procedimiento suele tardar unos días.
Paso 3: Empezar a facturar
Una vez registrado, puede comenzar inmediatamente a enviar y recibir facturas electrónicas a través de PEPPOL.
Con Digiposapp, estos tres pasos se simplifican al máximo. Nos encargamos del registro PEPPOL y puede empezar a facturar en cuanto su cuenta esté activada.
Las ventajas concretas de PEPPOL
| Ventaja | Detalle |
|---|---|
| Rapidez | Facturas entregadas en segundos |
| Ahorro | Sin más costes de impresión, envío postal o introducción manual |
| Seguridad | Transmisión cifrada, identidad verificada |
| Conformidad | Cumplimiento automático de las obligaciones legales belgas y europeas |
| Interoperabilidad | Compatible con todos los socios en la red, en más de 40 países |
| Archivo | Conservación automática y conforme de las facturas |
Preguntas frecuentes
¿Es PEPPOL de pago?
El acceso a la red PEPPOL se realiza a través de un Access Point, que generalmente cobra una suscripción mensual. En DIGIPOSA, los precios comienzan desde 17,80 €/mes e incluyen el envío y la recepción de facturas.
¿Puedo seguir enviando PDF por email?
Sí, PEPPOL no impide enviar PDF por email. Sin embargo, a partir de 2026, las facturas B2B deberán ser obligatoriamente en formato estructurado vía PEPPOL.
¿Mis clientes también deben estar en PEPPOL?
Para recibir una factura vía PEPPOL, su cliente debe estar registrado en la red. Si aún no lo está, la factura puede enviarse por un canal tradicional mientras tanto.
¿PEPPOL funciona a nivel internacional?
Sí, PEPPOL es una red internacional. Puede enviar facturas a empresas en más de 40 países conectados a la red.
¿Listo para conectarse a PEPPOL? Con Digiposapp, es sencillo, rápido y conforme.
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