PEPPOL: hoe werkt het? De complete gids voor Belgische bedrijven

Wat is PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk waarmee bedrijven elektronische handelsdocumenten op een gestandaardiseerde en veilige manier kunnen uitwisselen. Beschouw het als een “digitaal postnetwerk” voor facturen: in plaats van een factuur per post of e-mail te sturen, verzendt u deze via PEPPOL en komt ze rechtstreeks in het boekhoudsysteem van uw bestemmeling terecht.

PEPPOL werd opgezet op initiatief van de Europese Commissie en wordt vandaag gebruikt in meer dan 40 landen wereldwijd, met een bijzonder sterke adoptie in Europa, Australië en Singapore.

Hoe werkt het PEPPOL-netwerk?

Het PEPPOL-netwerk is gebaseerd op een eenvoudig 4-hoeken model:

De 4 actoren

1. De verzender — U, het bedrijf dat de factuur verstuurt
2. Het Access Point van de verzender — Uw PEPPOL-dienstverlener (bv. DIGIPOSA)
3. Het Access Point van de ontvanger — De PEPPOL-dienstverlener van uw klant
4. De ontvanger — Uw klant die de factuur ontvangt

Het traject van een factuur

Concreet, wanneer u een factuur via PEPPOL verstuurt:

1. U maakt uw factuur aan in uw software (zoals Digiposapp)
2. Uw Access Point converteert de factuur naar het UBL-formaat (Universal Business Language)
3. Het Access Point lokaliseert de bestemmeling via de SMP (Service Metadata Publisher) — een PEPPOL-register
4. De factuur wordt versleuteld verzonden naar het Access Point van de bestemmeling
5. De bestemmeling ontvangt de factuur rechtstreeks in zijn systeem

Dit hele proces verloopt in enkele seconden, automatisch en veilig.

Het UBL-formaat: de taal van PEPPOL

In tegenstelling tot een PDF die slechts een “afbeelding” van een factuur is, is het UBL-formaat (Universal Business Language) een gestructureerd formaat. Dit betekent dat elke gegeven van de factuur (bedrag, btw, datum, klantreferentie…) gecodeerd is in een specifiek veld.

De voordelen zijn aanzienlijk:

• Geen handmatige invoer — Gegevens worden automatisch geïmporteerd in de boekhoudsoftware
• Geen transcriptiefouten — Geen tikfouten meer op een bedrag of btw-nummer
• Onmiddellijke verwerking — De factuur kan automatisch geboekt worden
• Automatische validatie — Het formaat garandeert dat alle verplichte informatie aanwezig is

De PEPPOL-identifier: uw adres op het netwerk

Om facturen via PEPPOL te versturen of te ontvangen, moet elk bedrijf een PEPPOL-identifier hebben. In België is deze identifier gebaseerd op uw btw-nummer (KBO-ondernemingsnummer).

Als uw btw-nummer bijvoorbeeld BE 0123.456.789 is, wordt uw PEPPOL-identifier onder datzelfde nummer geregistreerd. Dankzij deze identifier kunnen andere bedrijven u vinden op het netwerk en u facturen sturen.

Wat is een Access Point?

Een PEPPOL Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die u toegang geeft tot het PEPPOL-netwerk. Het is het equivalent van een internetprovider, maar dan voor elektronische facturen.

Om Access Point te zijn, moet een dienstverlener:

• Gecertificeerd zijn door de PEPPOL-autoriteit (OpenPEPPOL)
• Strikte veiligheidsnormen respecteren
• Interoperabiliteit garanderen met alle andere Access Points op het netwerk
• De beschikbaarheid van de dienst verzekeren

DIGIPOSA is een gecertificeerd PEPPOL Access Point, wat betekent dat u via ons platform Digiposapp facturen kunt versturen en ontvangen zonder extra tussenpersoon.

PEPPOL in België: het wettelijk kader

België heeft PEPPOL aangenomen als standaard voor elektronische facturatie:

• Sinds 2024 — Alle facturen naar overheidsdiensten (B2G) moeten via PEPPOL verlopen
• Vanaf 2026 — Facturen tussen bedrijven (B2B) moeten ook in gestructureerd elektronisch formaat via PEPPOL

De FOD Financiën en de Waalse, Vlaamse en Brusselse gewesten accepteren al PEPPOL-facturen. De komende B2B-verplichting zal het gebruik van het netwerk veralgemenen voor alle Belgische bedrijven.

Hoe sluit u zich aan bij PEPPOL?

Aansluiten bij PEPPOL is eenvoudiger dan u denkt:

Stap 1: Kies een Access Point

Selecteer een gecertificeerde dienstverlener zoals DIGIPOSA die u toegang geeft tot het netwerk.

Stap 2: Registreer op het netwerk

Uw Access Point registreert uw btw-nummer in het PEPPOL-register (SMP). Deze procedure duurt doorgaans enkele dagen.

Stap 3: Begin met factureren

Eenmaal geregistreerd, kunt u onmiddellijk elektronische facturen versturen en ontvangen via PEPPOL.

Met Digiposapp worden deze drie stappen maximaal vereenvoudigd. Wij zorgen voor de PEPPOL-registratie en u kunt beginnen factureren zodra uw account is geactiveerd.

De concrete voordelen van PEPPOL

Voordeel	Detail
Snelheid	Facturen afgeleverd in enkele seconden
Besparingen	Geen druk-, verzend- of handmatige invoerkosten meer
Veiligheid	Versleutelde verzending, geverifieerde identiteit
Conformiteit	Automatische naleving van Belgische en Europese wettelijke verplichtingen
Interoperabiliteit	Compatibel met alle partners op het netwerk, in 40+ landen
Archivering	Automatische en conforme bewaring van facturen

Veelgestelde vragen

Is PEPPOL betalend?

Toegang tot het PEPPOL-netwerk verloopt via een Access Point, dat doorgaans een maandelijks abonnement aanrekent. Bij DIGIPOSA beginnen de tarieven vanaf 17,80 €/maand en omvatten het versturen en ontvangen van facturen.

Kan ik nog PDF’s per e-mail sturen?

Ja, PEPPOL belet niet om PDF’s per e-mail te sturen. Vanaf 2026 moeten B2B-facturen echter verplicht in gestructureerd formaat via PEPPOL verlopen.

Moeten mijn klanten ook op PEPPOL aangesloten zijn?

Om een factuur via PEPPOL te ontvangen, moet uw klant op het netwerk geregistreerd zijn. Als dat nog niet het geval is, kan de factuur via een klassiek kanaal worden verstuurd.

Werkt PEPPOL internationaal?

Ja, PEPPOL is een internationaal netwerk. U kunt facturen versturen naar bedrijven in meer dan 40 landen die op het netwerk zijn aangesloten.

---

Klaar om u aan te sluiten bij PEPPOL? Met Digiposapp is het eenvoudig, snel en conform.

Ontdek Digiposapp →