Facturation B2G en Belgique : guide pratique pour les fournisseurs

La facturation B2G en Belgique : ce qu’il faut savoir

Depuis 2024, toutes les entreprises qui fournissent des biens ou services aux administrations publiques belges sont tenues d’envoyer leurs factures au format électronique via le réseau PEPPOL. C’est ce qu’on appelle la facturation B2G (Business-to-Government).

Si vous travaillez avec le secteur public — que ce soit l’État fédéral, une région, une province, une commune ou un CPAS — ce guide est pour vous.

Qui est concerné ?

Tous les fournisseurs du secteur public belge, quelle que soit leur taille :

• Indépendants
• PME
• Grandes entreprises
• ASBL

Dès lors que vous émettez une facture destinée à une entité publique belge, elle doit être au format électronique structuré (UBL) et transmise via PEPPOL.

Quelles administrations acceptent les factures PEPPOL ?

La quasi-totalité des administrations belges sont connectées au réseau PEPPOL :

Niveau fédéral

• SPF Finances
• SPF Économie
• SPF Mobilité
• La Défense
• La Police fédérale
• Tous les SPF et SPP

Niveau régional

• Région wallonne — via le portail e-FED
• Région flamande — via Mercurius
• Région de Bruxelles-Capitale
• Communauté française et Communauté germanophone

Niveau local

• Communes et CPAS (progressivement connectés)
• Provinces
• Intercommunales

Le format requis : UBL-CIUS

Les factures B2G en Belgique doivent respecter le format PEPPOL BIS Billing 3.0, basé sur le standard UBL 2.1. Ce format est aussi appelé e-FFF (electronic Free Format Form) dans le contexte belge.

Concrètement, votre facture doit contenir :

• Les données obligatoires : numéro de facture, date, coordonnées fournisseur/client, lignes de facturation, montants TVA
• Le numéro BCE/TVA du destinataire public
• La référence du marché public ou du bon de commande (souvent obligatoire)
• Le code GLN ou identifiant PEPPOL de l’administration destinataire

Comment trouver l’identifiant PEPPOL d’une administration ?

Plusieurs méthodes :

1. Demandez à votre contact au sein de l’administration — ils connaissent leur identifiant PEPPOL
2. Consultez le SMP (Service Metadata Publisher) — l’annuaire PEPPOL en ligne
3. Utilisez Digiposapp — notre outil recherche automatiquement les destinataires enregistrés sur le réseau

La plupart des administrations utilisent leur numéro BCE comme identifiant PEPPOL.

Guide étape par étape

Étape 1 : Inscrivez-vous sur PEPPOL

Choisissez un Access Point certifié comme DIGIPOSA. Nous enregistrons votre entreprise sur le réseau PEPPOL en quelques jours.

Étape 2 : Préparez votre première facture

Dans Digiposapp, créez votre facture comme d’habitude :

• Renseignez les coordonnées du destinataire public
• Ajoutez la référence du marché public ou du bon de commande
• Détaillez les lignes de facturation avec les codes TVA appropriés

Étape 3 : Envoyez via PEPPOL

Cliquez sur “Envoyer”. Digiposapp convertit automatiquement votre facture au format UBL et l’envoie via PEPPOL. Vous recevez une confirmation de livraison.

Étape 4 : Suivez le statut

Suivez le traitement de votre facture directement depuis votre tableau de bord. Vous êtes notifié en cas de rejet ou de demande de correction.

Les erreurs fréquentes à éviter

1. Oublier la référence du marché public

C’est la première cause de rejet. Chaque facture à une administration doit contenir la référence du marché ou du bon de commande. Sans cette référence, l’administration ne peut pas rattacher la facture au bon service.

2. Mauvais identifiant du destinataire

Vérifiez toujours que l’identifiant PEPPOL du destinataire est correct. Une erreur dans le numéro BCE entraîne un rejet automatique.

3. TVA incorrecte

Les administrations publiques sont soumises à des régimes TVA spécifiques. Vérifiez le taux applicable et si l’administration est assujettie ou non.

4. Format non conforme

Un PDF envoyé par email n’est pas une facture électronique au sens légal. Seul le format UBL transmis via PEPPOL est conforme à l’obligation B2G.

Les avantages pour votre entreprise

Au-delà de l’obligation légale, la facturation B2G via PEPPOL offre des avantages concrets :

• Paiement plus rapide — Les administrations traitent les factures électroniques en priorité
• Moins de litiges — Le format structuré réduit les erreurs et les rejets
• Traçabilité complète — Vous savez exactement où en est votre facture
• Préparation au B2B — En 2026, la facturation électronique entre entreprises devient aussi obligatoire. Vous êtes déjà prêt !

Cas particuliers

Factures groupées

Vous pouvez envoyer plusieurs factures en lot via PEPPOL. Digiposapp gère l’envoi groupé automatiquement.

Notes de crédit

Les notes de crédit suivent le même processus que les factures. Elles doivent référencer la facture d’origine.

Co-traitance et sous-traitance

Dans le cas de marchés publics en co-traitance, chaque membre du groupement peut facturer directement via PEPPOL, selon les termes du marché.

FAQ

Puis-je encore envoyer des factures papier au secteur public ?

Non. Depuis 2024, les factures papier et PDF par email ne sont plus acceptées pour les marchés publics. Le format électronique via PEPPOL est obligatoire.

Combien coûte l’envoi d’une facture B2G via PEPPOL ?

Avec DIGIPOSA, l’envoi de factures est inclus dans votre abonnement à partir de 17,80 €/mois.

Que se passe-t-il si ma facture est rejetée ?

Vous recevez une notification avec le motif du rejet. Vous pouvez corriger et renvoyer la facture depuis Digiposapp.

---

Prêt à facturer le secteur public ? Avec Digiposapp, envoyez vos factures B2G en quelques clics.

Commencer maintenant →