B2G-facturatie in België: praktische gids voor leveranciers

B2G-facturatie in België: wat u moet weten

Sinds 2024 zijn alle bedrijven die goederen of diensten leveren aan Belgische overheidsdiensten verplicht hun facturen in elektronisch formaat te versturen via het PEPPOL-netwerk. Dit noemt men B2G-facturatie (Business-to-Government).

Als u werkt met de publieke sector — of het nu de federale overheid, een gewest, een provincie, een gemeente of een OCMW is — dan is deze gids voor u.

Wie is betrokken?

Alle leveranciers van de Belgische publieke sector, ongeacht hun grootte:

• Zelfstandigen
• KMO’s
• Grote bedrijven
• VZW’s

Zodra u een factuur uitreikt aan een Belgische overheidsinstantie, moet deze in gestructureerd elektronisch formaat (UBL) zijn en via PEPPOL worden verzonden.

Welke overheidsdiensten aanvaarden PEPPOL-facturen?

Vrijwel alle Belgische overheidsdiensten zijn aangesloten op het PEPPOL-netwerk:

Federaal niveau

• FOD Financiën
• FOD Economie
• FOD Mobiliteit
• Defensie
• Federale Politie
• Alle FOD’s en POD’s

Regionaal niveau

• Vlaams Gewest — via Mercurius
• Waals Gewest — via het e-FED-portaal
• Brussels Hoofdstedelijk Gewest
• Franse Gemeenschap en Duitstalige Gemeenschap

Lokaal niveau

• Gemeenten en OCMW’s (geleidelijk aangesloten)
• Provincies
• Intercommunales

Het vereiste formaat: UBL-CIUS

B2G-facturen in België moeten voldoen aan het formaat PEPPOL BIS Billing 3.0, gebaseerd op de UBL 2.1-standaard. Dit formaat wordt in de Belgische context ook e-FFF (electronic Free Format Form) genoemd.

Concreet moet uw factuur bevatten:

• De verplichte gegevens: factuurnummer, datum, gegevens leverancier/klant, factuurlijnen, btw-bedragen
• Het KBO/btw-nummer van de overheidsdienst
• De referentie van de overheidsopdracht of bestelbon (vaak verplicht)
• De GLN-code of PEPPOL-identifier van de bestemmingsinstantie

Stap-voor-stap gids

Stap 1: Schrijf u in op PEPPOL

Kies een gecertificeerd Access Point zoals DIGIPOSA. Wij registreren uw bedrijf op het PEPPOL-netwerk binnen enkele dagen.

Stap 2: Bereid uw eerste factuur voor

In Digiposapp maakt u uw factuur aan zoals gewoonlijk:

• Vul de gegevens van de overheidsdienst in
• Voeg de referentie van de overheidsopdracht of bestelbon toe
• Detail de factuurlijnen met de juiste btw-codes

Stap 3: Verstuur via PEPPOL

Klik op “Versturen”. Digiposapp converteert uw factuur automatisch naar UBL-formaat en verstuurt ze via PEPPOL. U ontvangt een leveringsbevestiging.

Stap 4: Volg de status op

Volg de verwerking van uw factuur rechtstreeks vanuit uw dashboard. U wordt gewaarschuwd bij afwijzing of verzoek tot correctie.

Veelgemaakte fouten

1. De referentie van de overheidsopdracht vergeten

Dit is de eerste oorzaak van afwijzing. Elke factuur aan een overheidsdienst moet de referentie van de opdracht of bestelbon bevatten.

2. Verkeerde identifier van de bestemmeling

Controleer altijd of de PEPPOL-identifier van de bestemmeling correct is. Een fout in het KBO-nummer leidt tot automatische afwijzing.

3. Onjuiste btw

Overheidsdiensten zijn onderworpen aan specifieke btw-regelingen. Controleer het toepasselijke tarief.

4. Niet-conform formaat

Een PDF per e-mail is geen elektronische factuur in de wettelijke zin. Alleen het UBL-formaat via PEPPOL is conform de B2G-verplichting.

Voordelen voor uw bedrijf

• Snellere betaling — Overheidsdiensten verwerken elektronische facturen met prioriteit
• Minder geschillen — Het gestructureerde formaat vermindert fouten en afwijzingen
• Volledige traceerbaarheid — U weet precies waar uw factuur zich bevindt
• Voorbereiding op B2B — In 2026 wordt elektronische facturatie tussen bedrijven ook verplicht

FAQ

Kan ik nog papieren facturen sturen naar de overheid?

Nee. Sinds 2024 worden papieren facturen en PDF’s per e-mail niet meer aanvaard voor overheidsopdrachten.

Hoeveel kost het versturen van een B2G-factuur via PEPPOL?

Bij DIGIPOSA is het versturen van facturen inbegrepen in uw abonnement vanaf 17,80 €/maand.

---

Klaar om de publieke sector te factureren? Met Digiposapp stuurt u uw B2G-facturen in enkele klikken.

Nu starten →