Comment recevoir des factures électroniques via PEPPOL ?

La face cachée de la facturation électronique : la réception

Quand on parle de facturation électronique, on pense surtout à émettre des factures. Mais la réception automatisée des factures fournisseurs est tout aussi importante — voire plus, car elle représente souvent un volume plus important pour une PME.

Avec l’obligation B2B 2026, chaque entreprise belge va recevoir des factures électroniques au format UBL via PEPPOL. Êtes-vous prêt à les traiter efficacement ?

Pourquoi la réception est cruciale

Vos fournisseurs vont basculer en 2026

Dès l’entrée en vigueur de l’obligation B2B, tous vos fournisseurs belges vont vous envoyer leurs factures via PEPPOL. Si vous n’êtes pas équipé pour les recevoir, vous risquez :

• De rater des factures (donc des paiements en retard, des pénalités)
• De devoir ressaisir manuellement les données dans votre comptabilité
• De perdre du temps à chercher les factures dans différents canaux (email, courrier, portails)

Les bénéfices d’une réception automatisée

Une bonne solution de réception PEPPOL vous permet de :

• Centraliser toutes vos factures fournisseurs au même endroit
• Comptabiliser automatiquement grâce aux données structurées UBL
• Archiver légalement sans manipulation manuelle
• Approuver les factures via un workflow numérique

Comment fonctionne la réception via PEPPOL ?

Le principe

Quand un fournisseur vous envoie une facture via PEPPOL :

1. La facture transite via le réseau PEPPOL européen
2. Elle est livrée à votre Access Point (votre fournisseur de service PEPPOL)
3. Votre Access Point la dépose dans votre boîte de réception électronique
4. Vous la traitez selon votre processus comptable habituel

Le format reçu

Vous recevez un fichier UBL (XML structuré) contenant :

• Les données du fournisseur (raison sociale, BCE, TVA, adresse)
• Le détail des lignes de facturation
• Les montants HT, TVA, TTC
• Les conditions de paiement (délai, IBAN, communication structurée)
• Les références (bon de commande, contrat)

À partir de ces données, votre logiciel peut automatiser une grande partie du traitement.

Les 5 étapes de la réception automatisée

Étape 1 : Inscription sur PEPPOL

Pour recevoir des factures via PEPPOL, vous devez être inscrit sur le réseau avec un identifiant PEPPOL actif. Votre Access Point (comme Digiposapp) s’occupe de cette inscription.

Étape 2 : Communication de votre identifiant à vos fournisseurs

Une fois inscrit, communiquez votre identifiant PEPPOL à vos fournisseurs (généralement votre numéro BCE préfixé par le code pays : 0208:0123456789 pour la Belgique).

Étape 3 : Réception des factures

Vos fournisseurs envoient leurs factures. Elles arrivent automatiquement dans votre boîte de réception Digiposapp sans aucune action de votre part.

Étape 4 : Traitement et validation

Dans Digiposapp, vous pouvez :

• Visualiser la facture dans un format lisible
• Vérifier les montants et les références
• Approuver la facture (workflow multi-niveaux possible)
• Annoter ou rejeter si besoin

Étape 5 : Comptabilisation et archivage

La facture est :

• Exportée vers votre logiciel comptable (BOB50, Winbooks, etc.)
• Archivée légalement pendant 7 ans
• Indexée pour une recherche rapide

Les pièges à éviter

1. Ne pas vérifier les doublons

Sans contrôle, vous pourriez payer deux fois la même facture (une reçue par PEPPOL, une autre par email). Configurez la détection automatique de doublons dans votre solution.

2. Ignorer les factures non conformes

Toutes les factures PEPPOL ne sont pas parfaites. Mettez en place une validation automatique qui vérifie les mentions obligatoires et alerte en cas d’anomalie.

3. Oublier les factures en attente

Si personne ne valide les factures reçues, elles s’accumulent. Mettez en place des notifications automatiques et des workflows de validation clairs.

4. Mélanger PEPPOL et email

Évitez d’avoir certains fournisseurs en PEPPOL et d’autres en email. Centralisez tout dans Digiposapp pour avoir une vision unique.

Cas d’usage : automatisation complète

Scénario : Une PME reçoit 200 factures fournisseurs par mois.

Avant PEPPOL :

• 30 minutes/jour à trier les emails et scanner les factures papier
• 2 jours/mois de saisie comptable
• 3-4 erreurs par mois (montants, codes TVA)
• Délai de paiement moyen : 28 jours

Avec Digiposapp + PEPPOL :

• 5 minutes/jour pour valider les nouvelles factures
• Comptabilisation automatique dans BOB50
• 0 erreur de saisie
• Délai de paiement moyen : 12 jours (grâce au workflow numérique)
• Gain estimé : 25h/mois

FAQ

Comment savoir si un fournisseur peut m’envoyer en PEPPOL ?

Demandez-lui ! Ou vérifiez sur le registre PEPPOL s’il est inscrit. De plus en plus de fournisseurs basculent chaque mois.

Que faire des factures reçues par email pendant la transition ?

Digiposapp propose une boîte email dédiée : transférez-y les PDF reçus, ils sont automatiquement extraits et intégrés dans votre flux comptable.

Puis-je refuser une facture reçue via PEPPOL ?

Oui. Vous pouvez rejeter une facture (avec un motif) qui sera transmis automatiquement à l’émetteur via PEPPOL.

Quel est le délai de réception via PEPPOL ?

Quasi-instantané : moins d’une minute entre l’envoi par le fournisseur et la réception dans votre boîte Digiposapp.

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Préparez-vous dès maintenant à recevoir des factures via PEPPOL avec Digiposapp.

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