¿Cómo recibir facturas electrónicas vía PEPPOL?
La cara oculta de la facturación electrónica: la recepción
Cuando se habla de facturación electrónica, se piensa sobre todo en emitir facturas. Pero la recepción automatizada de facturas de proveedores es igual de importante — incluso más, ya que a menudo representa un volumen mayor para una PYME.
Con la obligación B2B 2026, cada empresa belga recibirá facturas electrónicas en formato UBL vía PEPPOL. ¿Está listo para procesarlas eficientemente?
Por qué la recepción es crucial
Sus proveedores cambiarán en 2026
Desde la entrada en vigor de la obligación B2B, todos sus proveedores belgas le enviarán sus facturas vía PEPPOL. Si no está equipado para recibirlas, arriesga:
- Perder facturas (por lo tanto retrasos en pagos, penalizaciones)
- Tener que reintroducir manualmente los datos en su contabilidad
- Perder tiempo buscando facturas en diferentes canales
Los beneficios de una recepción automatizada
- Centralizar todas sus facturas de proveedores en el mismo lugar
- Contabilizar automáticamente gracias a los datos estructurados UBL
- Archivar legalmente sin manipulación manual
- Aprobar vía un workflow digital
¿Cómo funciona la recepción vía PEPPOL?
El principio
Cuando un proveedor le envía una factura vía PEPPOL:
- La factura transita vía la red PEPPOL europea
- Se entrega a su Access Point
- Su Access Point la deposita en su buzón electrónico
- Usted la procesa según su proceso contable habitual
El formato recibido
Recibe un archivo UBL (XML estructurado) que contiene:
- Datos del proveedor
- Detalle de las líneas de facturación
- Importes sin IVA, IVA, con IVA
- Condiciones de pago
- Referencias (orden de compra, contrato)
Los 5 pasos de la recepción automatizada
Paso 1: Inscripción en PEPPOL
Para recibir facturas vía PEPPOL, debe estar inscrito en la red. Su Access Point (como Digiposapp) se encarga de esta inscripción.
Paso 2: Comunicación de su identificador a sus proveedores
Una vez inscrito, comunique su identificador PEPPOL a sus proveedores (generalmente su número BCE prefijado por el código del país: 0208:0123456789 para Bélgica).
Paso 3: Recepción de facturas
Sus proveedores envían sus facturas. Llegan automáticamente a su buzón Digiposapp sin ninguna acción de su parte.
Paso 4: Procesamiento y validación
En Digiposapp, puede:
- Visualizar la factura en un formato legible
- Verificar los importes y referencias
- Aprobar la factura (workflow multi-niveles posible)
- Anotar o rechazar si es necesario
Paso 5: Contabilización y archivo
La factura es:
- Exportada a su software contable (BOB50, Winbooks, etc.)
- Archivada legalmente durante 7 años
- Indexada para una búsqueda rápida
Trampas a evitar
1. No verificar duplicados
Sin control, podría pagar dos veces la misma factura. Configure la detección automática de duplicados.
2. Ignorar facturas no conformes
Establezca una validación automática que verifique las menciones obligatorias.
3. Olvidar facturas pendientes
Establezca notificaciones automáticas y workflows de validación claros.
4. Mezclar PEPPOL y email
Centralice todo en Digiposapp para tener una visión única.
Caso de uso: automatización completa
Escenario: Una PYME recibe 200 facturas de proveedores por mes.
Antes de PEPPOL:
- 30 minutos/día clasificando emails y escaneando facturas en papel
- 2 días/mes de introducción contable
- Plazo de pago promedio: 28 días
Con Digiposapp + PEPPOL:
- 5 minutos/día para validar las nuevas facturas
- Contabilización automática en BOB50
- 0 errores de introducción
- Plazo de pago promedio: 12 días
- Ganancia estimada: 25h/mes
FAQ
¿Cómo sé si un proveedor puede enviarme vía PEPPOL?
¡Pregúntele! O verifique en el registro PEPPOL si está inscrito.
¿Qué hacer con las facturas recibidas por email durante la transición?
Digiposapp ofrece un buzón dedicado: reenvíe los PDF recibidos, se extraen automáticamente.
¿Puedo rechazar una factura recibida vía PEPPOL?
Sí. Puede rechazar una factura (con un motivo) que se transmitirá automáticamente al emisor vía PEPPOL.
¿Cuál es el plazo de recepción vía PEPPOL?
Casi instantáneo: menos de un minuto entre el envío del proveedor y la recepción en su buzón Digiposapp.
Prepárese ya para recibir facturas vía PEPPOL con Digiposapp.
¿Listo para pasarse a la facturación electrónica?
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