Hoe ontvangt u elektronische facturen via PEPPOL?

De verborgen kant van elektronische facturatie: ontvangst

Bij elektronische facturatie denkt men vooral aan het uitreiken van facturen. Maar de geautomatiseerde ontvangst van leveranciersfacturen is even belangrijk — zelfs belangrijker, want het vertegenwoordigt vaak een groter volume voor een KMO.

Met de B2B-verplichting van 2026 zal elk Belgisch bedrijf elektronische facturen in UBL-formaat via PEPPOL ontvangen. Bent u klaar om ze efficiënt te verwerken?

Waarom ontvangst cruciaal is

Uw leveranciers schakelen over in 2026

Vanaf de inwerkingtreding van de B2B-verplichting zullen al uw Belgische leveranciers hun facturen via PEPPOL versturen. Als u niet uitgerust bent om ze te ontvangen, riskeert u:

• Facturen te missen (dus betalingsachterstand, boetes)
• Gegevens handmatig opnieuw in te voeren
• Tijd te verliezen aan het zoeken naar facturen in verschillende kanalen

Voordelen van geautomatiseerde ontvangst

• Centraliseer al uw leveranciersfacturen op één plaats
• Boek automatisch dankzij de gestructureerde UBL-gegevens
• Archiveer wettelijk zonder handmatige manipulatie
• Goedkeuring via een digitale workflow

Hoe werkt ontvangst via PEPPOL?

Het principe

Wanneer een leverancier u een factuur via PEPPOL stuurt:

1. De factuur passeert via het Europese PEPPOL-netwerk
2. Ze wordt afgeleverd aan uw Access Point
3. Uw Access Point plaatst ze in uw elektronische postvak
4. U verwerkt ze volgens uw gebruikelijke boekhoudproces

Het ontvangen formaat

U ontvangt een UBL-bestand (gestructureerde XML) met:

• Leveranciersgegevens
• Detail van de factuurregels
• Bedragen excl. btw, btw, incl. btw
• Betalingsvoorwaarden
• Referenties (bestelbon, contract)

De 5 stappen van geautomatiseerde ontvangst

Stap 1: Registratie op PEPPOL

Om facturen via PEPPOL te ontvangen, moet u ingeschreven zijn op het netwerk. Uw Access Point (zoals Digiposapp) zorgt voor deze registratie.

Stap 2: Communicatie van uw identifier aan uw leveranciers

Eens ingeschreven, deel uw PEPPOL-identifier met uw leveranciers (meestal uw KBO-nummer met landcode: 0208:0123456789 voor België).

Stap 3: Ontvangst van facturen

Uw leveranciers verzenden hun facturen. Ze komen automatisch in uw Digiposapp-postvak zonder enige actie van uw kant.

Stap 4: Verwerking en validatie

In Digiposapp kunt u:

• De factuur bekijken in een leesbaar formaat
• De bedragen en referenties verifiëren
• De factuur goedkeuren (multi-niveau workflow mogelijk)
• Annoteren of weigeren indien nodig

Stap 5: Boeking en archivering

De factuur wordt:

• Geëxporteerd naar uw boekhoudsoftware (BOB50, Winbooks, enz.)
• Wettelijk gearchiveerd gedurende 7 jaar
• Geïndexeerd voor snelle zoekopdrachten

Valkuilen om te vermijden

1. Geen duplicaten controleren

Zonder controle zou u dezelfde factuur tweemaal kunnen betalen. Configureer automatische duplicaatdetectie.

2. Niet-conforme facturen negeren

Stel een automatische validatie in die de verplichte vermeldingen controleert.

3. Wachtende facturen vergeten

Stel automatische meldingen en duidelijke validatieworkflows in.

4. PEPPOL en e-mail mengen

Centraliseer alles in Digiposapp voor een uniek overzicht.

Use case: volledige automatisering

Scenario: Een KMO ontvangt 200 leveranciersfacturen per maand.

Voor PEPPOL:

• 30 minuten/dag voor het sorteren van e-mails en scannen van papieren facturen
• 2 dagen/maand boekhoudkundige invoer
• Gemiddelde betalingstermijn: 28 dagen

Met Digiposapp + PEPPOL:

• 5 minuten/dag om nieuwe facturen te valideren
• Automatische boeking in BOB50
• 0 invoerfouten
• Gemiddelde betalingstermijn: 12 dagen
• Geschatte besparing: 25u/maand

FAQ

Hoe weet ik of een leverancier me via PEPPOL kan sturen?

Vraag het hem! Of controleer in het PEPPOL-register of hij ingeschreven is.

Wat te doen met facturen ontvangen per e-mail tijdens de overgang?

Digiposapp biedt een toegewijde mailbox: stuur de ontvangen PDF’s door, ze worden automatisch geëxtraheerd.

Kan ik een via PEPPOL ontvangen factuur weigeren?

Ja. U kunt een factuur weigeren (met een reden) die automatisch via PEPPOL aan de afzender wordt doorgestuurd.

Wat is de ontvangsttermijn via PEPPOL?

Bijna onmiddellijk: minder dan een minuut tussen verzending door de leverancier en ontvangst in uw Digiposapp-postvak.

---

Bereid u nu voor om facturen via PEPPOL te ontvangen met Digiposapp.

Digiposapp proberen →