Verplichte elektronische facturatie in België sinds 2026: wat u moet weten

B2B elektronische facturatie is verplicht sinds 1 januari 2026

Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming die in België gevestigd is haar facturen voor B2B-handelingen in een gestructureerd elektronisch formaat uitreiken en ontvangen. De verplichting vloeit voort uit de wet van 6 februari 2024, waarvan het koninklijk besluit van 8 juli 2025 de praktische uitvoering regelt. Ze volgt op de verplichting die al gold voor B2G-transacties (naar overheidsdiensten).

Tijdens de eerste drie maanden (januari tot maart 2026) gold een tolerantieperiode waarin geen sancties werden opgelegd. Die tolerantie is intussen verstreken.

Welk formaat is verplicht?

De factuur moet gestructureerd zijn en voldoen aan de Europese norm EN 16931, in Peppol BIS-formaat, en wordt in principe via het Peppol-netwerk verstuurd. Een gewone pdf per e-mail voldoet niet aan de verplichting.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een gestandaardiseerd Europees netwerk voor de uitwisseling van elektronische handelsdocumenten. Het garandeert dat facturen veilig, gestandaardiseerd en conform de Europese normen worden verstuurd.

In tegenstelling tot een gewone pdf is een PEPPOL-factuur een gestructureerd document (UBL-formaat) dat automatisch door boekhoudsoftware kan worden verwerkt. Dat betekent:

• Minder fouten door manuele invoer
• Snellere verwerking van facturen
• Automatische en conforme archivering
• Interoperabiliteit met al uw handelspartners in Europa

Wie is betrokken?

Alle ondernemingen die btw-plichtig en in België gevestigd zijn, zijn betrokken, ongeacht hun grootte:

• Zelfstandigen
• Kmo’s
• Grote ondernemingen
• Vrije beroepen

Let op: de btw-vrijstellingsregeling is geen uitzondering

Dit is het meest verspreide en duurste misverstand. Valt u onder de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet van maximaal 25.000 €, artikel 56bis van het Btw-Wetboek), dan bent u wel degelijk onderworpen aan de verplichting.

De echte uitzonderingen

• Belastingplichtigen die niet in België gevestigd zijn en er geen vaste inrichting hebben
• Belastingplichtigen onder de forfaitaire regeling (artikel 56 van het Btw-Wetboek), vrijgesteld tot uiterlijk 1 januari 2028
• Handelingen die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek
• Verkopen aan particulieren (B2C), die niet betrokken zijn

Hoe komt u in orde?

1. Kies een PEPPOL-compatibele oplossing

U hebt een PEPPOL Access Point nodig om facturen te versturen en te ontvangen. DIGIPOSA biedt u via haar applicatie Digiposapp rechtstreekse toegang tot het PEPPOL-netwerk, zonder technische complexiteit.

2. Registreer op het PEPPOL-netwerk

De registratie op het PEPPOL-netwerk gebeurt via uw btw-nummer. DIGIPOSA regelt de volledige registratieprocedure voor u.

3. Pas uw processen aan

Uw verkoopfacturen worden rechtstreeks in een gestructureerd formaat aangemaakt. Aankoopfacturen die via PEPPOL binnenkomen, zijn automatisch beschikbaar in uw dashboard.

Nog niet in orde?

Nu de tolerantieperiode voorbij is, valt er niet langer te wachten. Meteen in orde komen geeft u de tijd om:

• Uw team op te leiden
• Het proces te testen met uw partners
• Eventuele problemen te identificeren en op te lossen
• Te profiteren van de tijdwinst en efficiëntie bij de verwerking van uw facturen

DIGIPOSA begeleidt u

Met Digiposapp is in orde komen eenvoudig:

• Intuïtief aanmaken van facturen, creditnota’s en offertes
• Automatisch versturen en ontvangen via PEPPOL
• Gecentraliseerd dashboard voor al uw documenten
• BOB50-export met uw boekhoudkundige imputaties, en UBL-export naar elke moderne boekhoudsoftware
• Toegankelijke tarieven vanaf 17,80 €/maand

Sluit u aan bij de ondernemingen die al op DIGIPOSA vertrouwen en kom met een gerust hart in orde.

Ontdek Digiposapp →